新型コロナウイルスの影響で多くの人を集めたイベントの開催が難しくなったことで、セミナーの場をオンラインに移し、ウェビナーとして開催する企業が多くなっています。

とはいえ、初めてウェビナーを開催するという場合にはどのような準備が必要になるのか分からず不安を感じているという方も多いはず…

そこで本コラムでは、ウェビナーの開催方法を8つのステップにわけて詳しく解説していきます。

ウェビナーの開催方法を8ステップで解説

ステップ1：ウェビナーツールを選ぶ

ウェビナーを開催する際には、ウェビナーツールを使用するのが一般的です。
ウェビナーブームの到来を受けて、下記のコラムでも紹介しているようにすでに多くのITシステムベンダーがウェビナーツールを開発・提供しています。
【2024年最新】今選ぶべきウェビナーツール（システム）10選

そして、ウェビナーツール選びでは下記の機能の有無を中心に選定を進めることで、スムーズなウェビナー開催につながるものを見つけ出すことができます。

1. 主催者以外の自動音声OFF・カメラOFF機能
2. 画面共有機能
3. 録画機能
4. チャット機能
5. ステータス管理機能

各機能の詳細は下記のコラムで解説していますので、あわせてご一読ください。
ウェビナーで必須の機能5選【録画だけではない！】

ステップ2：機材を準備する

ウェビナー開催にあたっては、ウェビナーツールだけではなく下記の機材を揃える必要があります。

パソコン

ウェビナーツールを利用するパソコンを用意しましょう。
ウェビナーツールやPowerPoint/Googleスライドといったウェビナー当日に使用する各種アプリを同時に立ち上げても支障がないスペックの端末を用意しておくようにしましょう。

ヘッドセット

最近では、大半のパソコンがマイクを搭載しています。

しかし、どうしてもマイクと使用者との距離が空いてしまいますし、使用者が身体を動かすことによってその距離が変化してしまいます。
そのため、参加者側にとっては声のボリュームが安定せずに聞きづらい状況になってしまうことが少なくありません。
そのため、マイクとイヤフォンを内蔵したヘッドセットを用意しておくことをおすすめします。

ウェブカメラ

マイクやスピーカーと同様、大半のパソコンがカメラを内蔵しています。
一方で、多くの場合にカメラはディスプレイの最上部に埋め込まれています。
そのため、ディスプレイの角度を変えるとカメラの位置も一緒に変わってしまいます。
その結果、カメラの画角を柔軟に調整することが難しく、自分の見やすい位置にディスプレイの角度を合わせると顔が暗く映ってしまったり、逆光になってしまったりということがよくあります。
そのため、別途USBなどで接続できるウェブカメラを購入し、ディスプレイとは独立して画角を調整できるようにすることをおすすめします。

ステップ3：ウェビナー配信に適した場所を確保する

配信中に周囲の人の話し声が入ってしまったり、外の騒音が入ってしまったりすると参加者はウェビナーに集中できません。
そのため、あらかじめウェビナー配信に適した静かな場所を確保しておく必要があります。

オフィスから配信する場合には、会議室が適しているでしょう。
また自宅から配信するという場合には、玄関の呼び出し音や電話の着信音などが発生しないように配慮をしておく必要があります。
また、最近では下記のようにウェビナー配信を行う企業向けスタジオ貸し出しサービスもあります。
より高品質なウェビナー配信を実現したいという場合には、このようなサービスの利用を考えてみるのも良いでしょう。
ウェビナー配信で使える都内のスタジオ5選【2024年最新】

ステップ4：集客を行う

冒頭で述べたように、すでに多くの企業が積極的にウェビナーを開催しています。
皆さんも、日々各社からウェビナー開催を告知するメルマガを受け取っているのではないでしょうか？

このような状況で自社のウェビナーに目標とする数の参加者を集めるには、十分な集客施策を実行することが重要です。
具体的には、下記のような施策です。

新規リード獲得を目的とする場合

1. ウェブ広告を出稿する
2. プレスリリースを配信する
3. ウェビナーポータルサイトで告知する

既存リードの育成を目的とする場合

1. メルマガを配信する
2. インサイドセールスを行う

また、これらの集客施策を行ううえでは下記のポイントを押さえる必要があります。

1. PDCAを回して最適な集客施策を見極める
2. 共催ウェビナーを開催する
3. 申込をさせるための工夫をする
4. アーカイブ配信でさらなる集客を目指す

それぞれの施策とポイントについては、下記のコラムで詳しく解説しています。
ぜひご一読ください。

ウェビナー（Webinar）集客の代表的な方法、成功へのポイント【2024年最新】

ステップ5：申込者に案内メールを送る

申込をしてくれた人には、ウェビナーの詳細情報を記載した案内メールを送る必要があります。
案内メールに記載すべき主な情報は、下記の通りです。

• 申込ページに記載しているウェビナーのテーマ・開催日時・開場時間・使用するウェビナーツールなどの情報
• 当日のウェビナールームのURL
• ウェビナーツールの設定・操作方法
• 当日の緊急連絡先

一方で、申込者に対してこれらのメールを個別に配信するのは手間がかかります。
そのため、メール配信ツールやマーケティングオートメーションツール、ウェビナーツールの機能を使って自動送信するのが一般的です。

ステップ6：資料を作成する

オフラインでのセミナーと同様に、ウェビナーの開催にあたっても資料を準備する必要があります。
そして、ウェビナー用の資料を作成するうえでは下記のポイントを押さえる必要があります。

1. サイズは16:9にする
2. アニメーション機能を使い過ぎない
3. スライドの枚数を多めにする
4. 3種類の資料を用意する

それぞれのポイントは下記のコラムで詳しく解説しています。ぜひご一読ください。
ウェビナーの資料を作る時に必ず押さえるべき4つのポイント【セミナー用との違いは？】

ステップ7：当日もしくは前日にテストを行う

ウェビナーでは、ウェビナーツールはもちろん、パソコン、ネットワーク回線、ヘッドセットなど様々な機器を使用して開催します。
そのため、これらの機器に不具合がなく、かつ設定・操作をスムーズに行えるようにしっかりと準備しておくことが重要です。
当日もしくは前日に、本番と同じ環境でテストを行いましょう。
その際にチェックすべき項目は、下記の通りです。

1. 【主催者側のアカウント】
   主催者と参加者の双方が、それぞれに割り振られたアカウントでウェビナールームに入室できること
2. 当日使用する資料を画面共有で正しく表示できること
3. マイク・スピーカーの設定が適切で、参加者側が何ら支障なく視聴できること
4. （録画機能利用時）録画・停止を実行でき、かつ停止後に録画データが保存されていること
5. 参加者側のマイクとカメラが自動的にOFFの状態になっていること

ステップ8：参加者にメールで資料を配信する

ウェビナー開催の目的は、単に申込者を集めることではありません。
ウェビナーを通じて獲得したリードを継続的にナーチャリング（育成）していくことで、アポ獲得や受注につなげることが目的です。

そのため、ウェビナー開催後のフォローを徹底しましょう。
具体的には、ウェビナー参加への御礼の言葉を添えてウェビナーで使用した資料をメールで配信します。
それに合わせて架電をすることで、ウェビナーの感想をヒアリングしつつアポ獲得を狙うのが効果的です。

ウェビナー開催後のリード獲得はリードレにお任せください！

今回は、ウェビナーの開催方法を8つのステップにわけて解説してきました。
前述の通りウェビナー実施後は参加者へのアプローチを継続してアポ獲得、受注につなげていく必要があります。その際、特に重要なコンテンツがホワイトペーパーです。
例えば、ウェビナー開催後のアポ獲得の取り組みのひとつとして、メールで資料ダウンロードを促す方法があります。一方で、セミナー（ウェビナー）を開催している企業の中には「当日使用したプレゼン資料」をそのままダウンロード資料として活用しているケースが少なくありません。
プレゼン資料は、説明する内容を視覚的に補足するために作られていることがほとんどです。そのため、参加した担当者が後から内容を振り返ることはできても、参加していなかった方がプレゼン資料から当日の内容を十分に理解することは難しいでしょう。このことから、決裁者がセミナー（ウェビナー）に不参加の場合、プレゼン資料によって自社の特長やメリットをアピールする機会を失っている可能性があります。
こうした課題を解消するためには、ウェビナーの内容をまとめ、説明や補足がなくとも完結するようなホワイトペーパーをダウンロード資料として設置することが有効です。
リードレは、BtoB専門のコンテンツマーケティング会社として、このようなホワイトペーパーの制作をはじめ、これまでに数多くの企業様のリードジェネレーションとリードナーチャリングをご支援してきました。
その中には、Chatwork様やSATORI様といったマーケティング先進企業が多数含まれています。
ウェビナーの開催を検討している方は、ぜひリードレまでお問い合わせください。