失敗しないプロジェクト管理ツールの導入-IT活用事例

株式会社ネクストアドプロジェクト

新製品の開発やサービスを展開する際、複数の社員や企業が参画して実施する「プロジェクト」。プロジェクトには、必ず期限が設定されています。メンバーがそれぞれ実行するタスクを積みあげ、目指す成果を挙げるためにはプロジェクトの管理者が必要です。

プロジェクトの管理者は、タスクの進捗管理、コスト管理、データ共有などすべてを把握しなければなりません。自分一人の責任だけでなく、チーム全体の責任、更には売上やコストの責任まで背負うようになります。

こうした管理者の課題を解決し、プロジェクトを成功に導くのがプロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理ツールの導入は、どのようなメリットをもたらすのでしょうか?

プロジェクト管理ツールの導入メリット

まずは、プロジェクト管理業務の効率化につながる3つのメリットをご紹介いたします。

メリット1 スケジュールを容易に管理できる

プロジェクト管理ツールは、プロジェクト管理に特化してつくられています。そのため、Excelで作成したWBSや一般的なカレンダーツールを利用するよりも容易にスケジュールを管理することができます。

また最近では、スケジュールの変更情報を他のデータや異なるユーザーのカレンダーへと自動的に反映する機能を持ったツールも登場しています。さらに、ドラック&ドロップやタッチ操作で直感的にスケジュールを変更できるツールも多くなっています。

メリット2 情報を共有できる

多くのプロジェクト管理ツールでは、スケジュールのみならずプロジェクトメンバーの保有スキルや実績、実行予算、要件定義書や設計書といったプロジェクトに関する情報全般を管理することを統合的に管理することができます。そのため、プロジェクト内で必要な情報をいつでも共有することが可能です。

メリット3 タスクの抜け漏れを防止できる

プロジェクト管理システムでは、システム上でプロジェクトメンバーに対してタスクを割り振ることができます。また下記のような機能で、タスクの抜けや漏れを防いでいるツールもあります。

●タスクの振り分けが行われた際に、その旨をポップアップ表示するなどして該当メンバーに通知する。

●タスクの完了予定日が近づいた場合には、プロジェクトマネージャやプロジェクトメンバーに対してアラート通知を行う。

プロジェクト管理ツールの選定ポイント

このように、プロジェクト管理ツールは管理業務の効率化に大きく貢献します。次に、プロジェクト管理ツールを選定する上で重要な3つの選定ポイントをお伝えします。下記に注意することで自社のニーズとのミスマッチを回避できます。

選定ポイント1 利用しやすいツールであるか

いかに優れたITツールであっても、使いづらければユーザーは利用しなくなり無用の長物となってしまいます。そして、プロジェクト管理ツールの選定ではプロジェクトマネージャにとって使いやすいことを最優先すべきです。プロジェクト管理ツールを最も頻繁に利用し、かつプロジェクトの成否を左右する中心人物となるのは他でもないプロジェクトマネージャだからです。

選定ポイント2 過不足の無い機能を備えているか

最近では、チャット機能やビデオ通話機能、予算見積機能なども搭載したグループウェア型のプロジェクト管理ツールも登場しています。とはいえ、安易に多機能なツールを選択することは避けるべきです。

機能が不足していることだけではなく、機能が過剰であることも悪影響をもたらします。ツールに備わった機能を使うこと自体が目的化し、本来必要のない機能まで利用してしまうと、プロジェクト管理業務の効率が低下してしまう恐れがあるのです。

そのため、自社にとって過不足の無い機能を備えたプロジェクト管理ツールを導入しましょう。加えて、管理画面上などで利用する機能を柔軟にカスタマイズできるツールであれば言うこと無しです。

選定ポイント3 想定される利用シーンをカバーしているか

最近では、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末を業務利用することも多くなっています。そしてプロジェクト管理ツールも、場合によってはこうしたモバイル端末で利用する可能性もあります。

もしプロジェクト管理ツールをスマートフォンやタブレットでも利用する可能性が高いのであれば、クラウド型のプロジェクト管理システムの導入をおすすめします。クラウド型ツールは原則として端末へのインストールを行わずにWebブラウザ上で利用できるため、PC以外の端末でも利用できるからです。

以上3つのポイントをおさえることで、自社にフィットしたプロジェクト管理ツールを確実に選択することができるはずです。

まずはクラウド型から試してみては?

先ほどご紹介した通り、近年はクラウド型のプロジェクト管理ツールも登場。スマートフォンなどでも利用できるようになっただけでなく、これまでよりも低コストで導入できるようになりました。

そのため「初めてプロジェクト管理ツールを導入する」という場合には、まずクラウド型のプロジェクト管理ツールから導入すると良いでしょう。

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