Web会議システムで実現できるコスト削減-IT活用事例

株式会社ネクストアドWeb会議

フレックス制や在宅勤務などの多彩は就業形態が検討され企業のグローバル化も進む中、依然として社員間のコミュニケーション不足による弊害は課題として認識されています。しかし、円滑にコミュニケーションを行うためのコストを新たにかけることに企業はあまり積極的ではないという現状があります。

こういった現状にWeb会議システムは1つの解決策を与えてくれます。Web会議システムを導入することで、コミュニケーションが円滑になるだけでなく様々なコストを削減することができます。

Web会議システムの導入メリット

まずは、Web会議システムを導入することで、企業がどのようなメリットを享受できるのかをご紹介します。

メリット1.移動出張費の削減と生産性の向上が実現できる

複数拠点を擁する企業にとっては、会議のための出張コストや移動時間は無視できるものではありません。しかし、多くの「無駄な会議」はすでに取りやめており、残っているのは「重要な会議」のみ。これ以上会議を減らすことは逆に事業に悪影響を及ぼすかもしれません。

Web会議システムを導入すれば、パソコン一台で通信環境さえあればどこからでも会議を開催、参加できます。そのため、国内各地に拠点のある企業や特にグローバルに展開している企業にとっては、移動コストを大幅に削減できます。

また「見えないコスト」として発生している「会議のための移動時間」も限りなくゼロに近づきます。その時間を本来の業務に費やすことにより、全体の生産性向上にもつながります。

メリット2.意思決定のスピードを速めることができる

日常業務において、急ぎでない用件はメールで、至急の用件や協議したい内容の場合は電話など、内容により連絡手段を使い分けるのが一般的です。しかしメールで連絡しても埒が明かず電話で話しをする。それでも話がまとまらず、結局は直接打合せを行ったという経験をお持ちの方も多いのでないでしょうか。

Web会議が導入されていると、1対1の場合でも複数人の場合でも、必要な時に自席からでも打合せが行えるため、上記の無駄なコミュニケーションの必要がなくなります。思いついた時に情報共有や討議が行えるので、コミュニケーションを円滑にし、意思決定もスピードアップします。もちろん場所による制約もありません。

さらに今までのTV会議と違いWeb会議の場合は、ドキュメントやデータを直接参加者同士で共有できるので資料の事前準備の必要もありません。共同作業による編集も可能ですので遠隔地同士でもスムーズにコラボレーションできます。

メリット3.事前準備の手間を最小限に省ける

会議の開催の準備が必要です。参加者のスケジュール調整だけでなく、場所の手配や資料の準備、当日の投影機材のセッティングなど相当の手間と工数がかかります。TV会議の場合でも専用の機材を用いるため、事前のセッティングや接続確認などが必要になってきます。

Web会議の場合は、事前の準備は個々のPC端末等から接続するだけ。操作も簡単なものが多く接続に手間取ることも少ないでしょう。会議資料もシステム内で共有できるため事前準備の必要がありません。

会議スペースが空いていないと場合でも、Web会議なら自席から参加ができますので、適切なタイミングで会議が開催できます。

Web会議システム選定のポイント

Web会議システムを利用する上でのメリットは「手軽に・簡単に」使えることです。従ってWeb会議システムを選定する際にまず確認したいのは「操作性」です。導入したものの、使いにくければ効果は半減です。できるだけストレスなく使用できるシステムを選択しましょう。

次に確認したいのはセキュリティ面です。TV会議と違いドキュメントの共有も行うWeb会議では、情報漏えいの際のリスクが高くなります。セキュリティが十分に担保されているかどうかを確認する必要があります。

また、システムによりさまざまな料金体系がありますので、実際のコスト試算と合わせて自社に最もふさわしいものを選択することが費用対効果を向上させることになります。近年主流のクラウド型(ASP型)サービスの場合は、初期投資が少なく料金プランも多彩ですので、利用ユーザー数や想定される利用頻度に従って最も適したプランを選択することができます。

その他にも画像や音声品質、サポート体制も事前に確認をしておきたい項目です。

まずはトライアルを

いかがでしたでしょうか。Web会議システムは単に「会議を便利にする」以外にも埋没コストを削減できるというメリットがあります。

選定ポイントの箇所で申し上げた通りクラウド型サービスは料金体系も多彩で、無料体験プランを用意しているものもあります。少しでも気になる場合は、まずはトライアルを導入し実際に触りながら検討されることをお勧めします。

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